Politique de confidentialité

Responsable et contact

Le service VOQENA AI est joignable à contact@voqena.fr. Les informations d’identification de la structure seront complétées avant l’ouverture des souscriptions commerciales.

Données traitées

• Nom, téléphone, e-mail, ville et entreprise lorsqu’ils sont communiqués.
• Objet de la demande, message personnel, urgence éventuelle et créneau souhaité.
• Devis, factures, rendez-vous, tâches et historique commercial créés dans l’espace client.
• Photos, mesures et dictées fournies volontairement pour préparer un brouillon de devis.
• Identifiant technique et horodatages nécessaires à la supervision d’un appel.

Assistant vocal

L’appelant est informé dès l’accueil qu’il échange avec une assistante virtuelle et que l’échange sert à enregistrer sa demande. VOQENA AI traite la voix en temps réel mais ne conserve pas de fichier audio de la conversation. Seules les informations utiles confirmées par l’appelant et les étapes techniques de l’appel sont enregistrées.

Préparation des devis par IA

Si le professionnel utilise cette fonction, sa dictée est transmise au service d’IA pour être transcrite. Les photos, mesures, description des travaux et prix du catalogue qu’il choisit d’utiliser sont transmis pour préparer un brouillon. Le site ne conserve pas les fichiers audio ni les photos dans le dossier du devis : seul le texte et les lignes validés par le professionnel peuvent y être enregistrés. Il lui appartient de vérifier les mesures, les prix et la présence éventuelle de données personnelles sur les photos avant leur envoi.

Finalités et bases juridiques

• Répondre à une demande et préparer une prestation ou un devis : mesures précontractuelles demandées par la personne.
• Gérer les clients, rendez-vous, factures et obligations associées : exécution du contrat et obligations légales.
• Sécuriser et diagnostiquer le service vocal : intérêt légitime à assurer la continuité et la qualité du service.
• Prospection par e-mail ou SMS : uniquement selon les règles de consentement ou d’opposition applicables. Aucun envoi automatique n’est actuellement activé.

Destinataires et sous-traitants

Les données sont accessibles au titulaire de l’espace VOQENA concerné. Elles peuvent être traitées par les prestataires techniques nécessaires à l’hébergement, à l’authentification et aux fonctions vocales et de préparation des devis, notamment OpenAI pour l’analyse demandée. Elles ne sont pas vendues.

Durées de conservation

• Journaux techniques d’appels : suppression automatique après 90 jours.
• Prospects : durée limitée au suivi de la demande, puis archivage ou suppression selon la politique du professionnel, avec une référence de trois ans après le dernier contact commercial.
• Factures et pièces comptables : conservation pendant les durées imposées par la réglementation applicable.

Vos droits

Vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation ou la portabilité de vos données, et vous opposer à certains traitements. Écrivez à contact@voqena.fr. Une réclamation peut également être adressée à la CNIL.

Cookies

VOQENA AI n’installe pas de traceur publicitaire dans son application. Les mécanismes strictement nécessaires à la connexion et à la sécurité peuvent être utilisés par la plateforme d’hébergement.